どうも皆さま。こんにちは。こんばんは。
渋沢です。

わたし自身、Web系スクールで講師をしていたこともあり、新米ディレクターの方から質問を頂くことが多いです。

「打ち合わせ」について聞かれることも多いので、ここでは下記の悩みに答えていこうと思います。

「ディレクター駆け出しです。初めて打ち合わせに参加するのですが、緊張します…」
「打ち合わせ前は、なにか準備とかしたほうがいいですか?」
「新人の頃に打ち合わせ前後で、何かやっていたこととかありますか?」

新米Webディレクターは、クライアントとの打ち合わせに初めて参加するときは緊張しますよね。

今回は、Web系企業に務めてまもない新米ディレクターさん向けに、

  • 打ち合わせの基本を5つのフローに沿って解説
  • ただ参加しているだけでは、打ち合わせをする意味がない

というテーマでお話してまいります。

この記事を書くわたしは、「スタートアップ → Web系企業・副業ワーカー → スクール講師 → フリーランス」というキャリアを歩んできました。

ディレクターとして案件に参画することもあり、打ち合わせも経験してきたので、過去の経験をもとに解説していこうと思います。

新米フリーランスディレクター向け

フリーランス駆け出しの方、フリーランスを目指している方は、下記の記事も合わせてどうぞ。

新米Webディレクターのための打ち合わせの基本をフローで解説

わたし自身、大学卒業後にWeb系企業で働いたときは、エンジニア、デザイナー、ディレクターなどすべて担当していたこともあり、クライアントとの打ち合わせに参加することもありました。

そのときに叩き込まれた「打ち合わせの基本」を、下記5つのフローに沿って解説します。

1.打ち合わせ打診 → 2.事前準備 → 3.前日 → 4.当日 → 5.終了後

※新人時代に教わった基本と、わたしのフリーランス経験を含めてまとめてみました。

いきなり全てはできないと思うので、徐々にできるようにしてください。

1.打ち合わせ打診

  • そもそも打ち合わせが必要なのかよく考える
  • 移動時間はムダなので、対面で打ち合わせすべきなのか考える
  • あらかじめ「目的」「なにを話し合いたいのか」を共有して、打診する

基本的に打ち合わせは、価値を生み出さない時間なので、減らすべき。

初回打ち合わせは、「お互い信頼感を持つため」「事業の理解を深めるため」にも必要だと思います。

2回目以降は、対面で会う必要性はほとんどないですが、「打ち合わせが必要なのかを考える」→「Web会議で済むかを考える」という流れで決めるといいですよ。

2.事前準備

  • 参加者を決定後、共有する(※できるだけ参加者を増やさない)
  • できるだけ決済権のある人を参加させる
  • クライアントの業界や事業など、必要な情報を徹底的に調べておく
  • クライアントがイメージしやすいように「必要なデータ」や「参考資料」はすべて揃えておく
  • 質問を用意しておく(※質問の返しもシミュレーション)
  • 心配なら事前にシミュレーションをしておく

打ち合わせは時間を奪われ、給料も発生するわけなので、参加者はできるだけ人を減らしたほうがいいです。

以前、わたしがWeb系企業のディレクターとして、クライアント(中小企業)のオフィスに訪問したとき、わたしと上司2名に対して、クライアント側は計7名(会長と社長含む)参加していたんですよね。

案の定、会長と社長しか話さず、残りの社員はなにも話さない状態となり、「ほかの5名は参加しなくてもいいのでは」と思ってしまいましたが…

椅子に座るだけなら、打ち合わせする必要ないです。

決済権のない人同士で打ち合わせをする場合もあると思いますが、時間がムダになりがちなので、できるだけ決済権のある人を参加してもらうべき。

下記記事でも書いていますので、参考にどうぞ。

打ち合わせ時間をムダにしないためにも、徹底的に調べ上げることも大切。

例えば、企業サイト案件の打ち合わせの場合は、

  • 業界のこと
  • 事業や商品のこと
  • 関連する統計データ
  • 競合サイト
  • その他参考になりそうな資料

上記は最低限準備しておき、質問も用意しておけば、完璧だと思います。

新人ディレクターなら上司と打ち合わせに行くと思いますが、打ち合わせ時にサラッと「こんなデータ(資料)もあります」と見せられたら、上司やクライアントからの評価も高くなるでしょう。

また、初めて企画を提案するときも、しっかりシミュレーションしたほうがいいですよ。

わたし自身、プレゼンが苦手なので、新卒1年目のときはシミュレーションもしてました。

カラオケに行ってひとりで練習するのもいいですし、自分の部屋で練習してもいいと思います。

スマホのカメラで撮影すれば、話し方や姿勢もチェックできるので、試しにやってみてください。

3.前日

  • 打ち合わせの「アジェンダ」を共有する
  • 電車移動の場合は、時刻表と乗り換え方法を確認しておく
  • 名刺、資料、企画書等に不足がないかチェック

打ち合わせのアジェンダを共有しておくことで、「明日なにを話し合うのか」が明確になり、ムダに時間が延びることも防げます。

クライアントから突然「打ち合わせできますか?」と依頼された場合は、同意する前に、

「話し合う議題をお送りいただいてもよろしいでしょうか?できるだけ情報や資料などをまとめて共有いたします。」

という感じで、打ち合わせが必要なくなるように対応すべき。

突然の打ち合わせ打診も、話し合う議題も送ってもらえば、「なにを話し合うのか」を明確にできます。

また、資料や企画書を用意した場合は、何度も読み返して、不足している情報や間違っている情報がないかチェックしておきましょう。

4.当日

  • 始まる前に資料を配布しておく
  • 打ち合わせの時間より短く終わらせるつもりで臨む
  • 議事録をメモしつつ、聞きたいことを聞いておく
  • 初回打ち合わせの場合は、クライアントの事業と業界についての理解を深める
  • 打ち合わせ中にわからないことはメモする(※その場で聞いてもいいが、ググれば分かることは聞かなくていい)

初回の打ち合わせの場合は、「クライアントの業界、事業、社内について、深く知ること」「信頼感を共有すること」が目的なので大切です。

※初回の打ち合わせが必ず必要ということではありません。

聞くべきポイントは下記のとおり。

  • 「市場規模」と「クライアントの業界におけるポジション」は把握しているか
  • その商品やサービスを提供することで、お客様(ユーザー)はどんな価値を得るのか
  • サービスや商品の「一般的な相場」と、「クライアントの販売単価」はどれくらいか
  • 商品やサービスのブランドコンセプトはどんなものか
  • サービスや商品の「製造(開発)過程」はどうなっているか
  • クライアントが考えている自社の強みはなにか
  • 「これだけは変えたくない」とか「これは大事にしたい」いうこだわりや企業文化はあるか
  • いま取り組んでいることはなにか。「頑張っていること、苦労していること」はあるか
  • お客様はどんなときに喜びを感じているか

といったことを聞くと、クライアントのほうから詳しく話してもらえることもあります。

ヒアリングのコツは下記記事でも解説していますので、参考にどうぞ。

5.打ち合わせ後

  • 議事録を参加者全員に共有する
  • 打ち合わせでわからなかった専門用語などを調べる
  • 関連する情報を調べて、まとめる

打ち合わせが終わったら、その日、もしくは翌日のうちに議事録を共有したほうがいいです。

  • 日付
  • 参加者
  • 話し合った内容
  • 決まったこと
  • 補足情報

などをまとめて参加者全員に共有することで、「打ち合わせでは、こういうことが決まりましたよね」と認識できます。

議事録で「打ち合わせで決まったこと」を共有すれば、「話した・聞いてない」という問題も起こらないで済みます。

新米だからという理由で、ただ参加するだけは時間がもったいない

新米ディレクターは、まず「社内の打ち合わせ」に参加するときの姿勢を意識すべき

社内で1時間の打ち合わせをするときも、下記2人を比べれば、成長の速度は雲泥の差。

  • 新人Aさん:議事録をメモしているうちに終わる
  • 新人Bさん:事前準備を徹底に行い、質問も用意して臨む

後者のBさんなら、打ち合わせ終了後も関連する情報を調べてまとめ上げ、新しい施策や提案まで考えていると思います。

Bさんのように主体的に行動をして、継続できる新人さんは、成長も早いでしょう。

上司とクライアント企業に訪問に行く場合も、ただ横に座りなんとなく話を聞いて他人事に考えている新人と、クライアント目線で考えながら自分事のように臨む新人とでは、成長スピードに大きな差が出てきます。

ただその場にいるだけでは貴重な時間がムダになってしまうので、準備できることは準備して、わからないことは聞く姿勢も大切。

上司、先輩から仕事を教えてもらうには、「小さな失敗」と「質問」をしまくるしかないです。

「失敗」と「質問」をしないと、上司も教育しようがないですからね。

  • 仕事のできる上司を観察してマネしてみる
  • わからないことは自分で調べつつ、あやふやな部分を先輩に聞いてみる
  • 上司やクライアントの目線に立って、「今なにをすれば助かるか、喜ばれるか」を考えて行動してみる
  • クライアントの立場になり、クライアントは「どんなことを知りたいのか」「なにをして欲しいのか」を考えて行動してみる
  • 自分がもし経営者ならどうするかを考えて行動してみる

上記のようなことを地道に積み重ねられる人は、成長すると思います。

まとめ:新米ディレクターもプロとして振る舞うことが大切

クライアントにとって、「新人」とか関係ないです。

わたしが大学卒業後にWeb系企業に入社した頃、当時の社長から「企業としてサービスを提供して、お金をいただく以上、新人もプロとしての姿勢を見せないといけないよ」と新人たち(わたし含め)に話していたのをこの記事を書きながら思い出しましたが、そのとおりだと思っています。

駆け出しフリーランスもこれは同じで、お金をいただく以上、プロとして振る舞わなくてはいけません。

  • プロジェクト・クライアント・社内を俯瞰して、考えられる
  • エンジニアやデザイナーが仕事しやすいように、機転を利かせて工夫できる

上記のようなディレクターを目指して、仕事に取り組んでいただければと思います。

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