どうも皆さま。こんにちは。こんばんは。
渋沢です。

「打ち合わせ行ってるけど、なかなか仕事が決まらない…」
「1時間打ち合わせのに何も決まらない…」

上記の悩みにお答えします。

今回は、Webディレクターやフリーランス向けに、

打ち合わせの失敗しがちな「行ってみたら〇〇だった」というときの対策方法

についてお話します。

この記事を書いているわたしは、現役フリーランスで、ディレクションもしてます。
過去にあった失敗談も紹介しつつ、解説します。

社会人で打ち合わせをムダにしている方にも参考になるように記事を執筆してまいります。

フリーランスの打ち合わせの失敗「行ってみたら〇〇だった」の対策法

  • 打ち合わせに行ったのに、何も進展がなかった…
  • 打ち合わせに行ったら、コンペだった…
  • 打ち合わせで決まったことが、担当者の上の人(決裁権のある経営者など)に却下された…
  • 打ち合わせに行ったら、予算が全然ないと言われた…
  • 打ち合わせに行ったら、自分の専門外のことばかり聞かれた…

といった失敗をした経験はありませんか?
わたしは何度かあります。

「打ち合わせに行ってみたら〇〇だった」の対策方法は3つだけです。

対面で会う前に、

  • 確認しておく
  • 聞くことを準備しておく
  • 日頃から勉強しておく

この3つは必ずやっておくべきです。

深堀りして解説します。

打ち合わせに行ったのに、何も進展がなかった…
ヒアリング項目もしっかり準備する
打ち合わせのシミュレーションをしておく

特にシミュレーションはけっこう大事です。
シミュレーションは家でやってもいいですし、カラオケとかでもいいと思います。

資料ばかり読んでいるとか、自信がなさそうに見えると、クライアントも不安になってしまいますからね。
打ち合わせが始まったら、なかなか意見が言えない、質問できないとかもあると思うので、シミュレーションでしっかり想定しておくことはオススメします。

元々話すことが上手いとか、慣れている人なら必要ないかもしれませんが、準備しておくと、自信がある素振りもできますね。

行ってみたらコンペだった…
事前にコンペかどうか確認しておく
コンペは参加しないと伝えておく

コンペは参加するのか、しないのか事前に決めておきましょう。
相手に伝えておけば、ムダに打ち合わせをせずに済みます。

打ち合わせで決まったことが、担当者の上の人(偉い立場の人)に却下された…
決裁権のある経営者などは誰か確認しておく
打ち合わせに出てもらえるか聞く

これはわたしも失敗した経験があります。いわゆる「鶴の一声」というものですね。
後ほど経験談もお話しますが、偉い立場の人が出てきて、「白紙に戻る」ということはよくあるので、権限を持つ人も打ち合わせに参加してもらえるか確認しておきましょう。

打ち合わせに行ったら、予算が全然ないと言われた…
予算を聞いておく
事前に概算お見積りを伝えておく

クライアントの予算感が「5万円」で、実際にかかる費用が「50万円」なら当然失注します。
事前に予算は確認しておくなり、単価を伝えておきましょう。

打ち合わせに行ったら、自分の専門外のことばかり聞かれた…
日頃から技術的なこと、マーケティング、セールスも含め、学習する

自分がよく知らないことを聞かれたときは、「分からない」と答えるのも大切ですが、「いったん持ち帰って…」と何度も言うのは良くないです。
クライアントも不安になってしまいますからね。

なので、日頃から情報収集は必須です。

クライアントの業界の知識も知っておくと、熱意は伝わります。
特に偉い立場の人と話す場合は、経営、マーケティング、セールスあたりも絡めて話せるといいです。

おさらいしますが、

  • 確認しておく
  • 聞くことを準備しておく
  • 日頃から勉強しておく

上記3つは対面で会う前にしておきましょう。

受注前の打ち合わせも費用は取ろう

「とりあえず打ち合わせしましょう」
「とりあえず会って話しませんか?」
「直接話したほうが早いんで…」

というタイプの人は、注意が必要です。

なぜなら、

  • 打ち合わせをすること自体を仕事だと思っているから
  • 時間をムダにする可能性が高いから
  • 変更が多くなる可能性が高いから

上記のとおり。

こういったタイプは実際会ってみると、「生産性の低い打ち合わせだなー」「ムダだったなー」と思いながら終わることが多いですね。
正直言うと、「とりあえず〇〇のことでお話したいので、打ち合わせしましょう」とメールで送る時間があるなら、結論を送れば済む話です。

相談費用の交渉の仕方は、一行だけメールに添えればOK

わたしの場合、駆け出しの頃は打ち合わせは、無料で対応してました。
ですが、今では打ち合わせ自体を「相談費用」として、お願いすることが多いです。

ムダな時間を過ごさないためにも、「打ち合わせお願いします」と言われたときは、

お打ち合わせをご希望の場合は、相談費用として「 1時間15,000円 + 交通費 」を頂いております。

と一言伝えてもOKです。

そう伝えておけば、相手が了承すれば、無料での打ち合わせは避けられます。
了承されなければ、ムダな打ち合わせをせずに済みます。

【失敗談】ある中小企業と行った打ち合わせでのお話

わたしの打ち合わせの失敗談を話しておきます。
ある中小企業の建設会社(創業50年以上で、社員数50名程度の規模)に訪問打ち合わせをしたときの話です。

参加者は下記のとおり。

  • わたし(制作兼ディレクター)、先輩(プロデューサー)の計2名
  • 建設会社側は、「担当者2名」と「取締役3名」の計5名

まずこの段階で「けっこう多いな。打ち合わせにいくらかけるんだ」と思いつつ、打ち合わせは順調に進み、ほぼほぼコンセプトや仕様も決まり、1時間程度で無事終了しました。

数日後、担当者からのメールで連絡があり、耳を疑いました。

申し訳ございません。
会長と社長に承認されなかったので、もう一度お話できますか?

という感じの連絡が届き、「え、なんで?」と思いつつも、もう一度打ち合わせする羽目になりました。

ここまでは、ディレクターがやらかしがちなよく失敗例です。
わたしも取締役が3名いたことに油断してしまい、「あーやってはいけない失敗した。決裁権ある人確認しておくべきだった」とつくづく反省しました。

後日再度打ち合わせに行くと、クライアント側は、また「担当者2名」と「取締役3名」の計5名。
ではなく、「会長と社長もご参加いただけますか?」とお願いしてたので、「会長」と「社長」も登場し、計7名と打ち合わせをしました。

打ち合わせがスタートすると、会長が出てきたことにより、前回明るく話していた担当者も取締役もほとんど話さない状態になり…

会長が意見を言うと、

「そうですね」
「いいと思います」
「わたしも同じ意見です」

しか言わなくなってしまったんですよね。

心のなかでは、「ほかの人たちいるのかな?」とつぶやいてました。

結局、会長の雑談が長引いたりと、3時間くらいは打ち合わせしてましたね…
ほんとにムダな時間だったと反省しました。

※後日談ですが、受注後、制作フェーズに入っても、「鶴の一声」は2、3回くらいあり、けっこう大変なプロジェクトでした。

この経験から、「決裁権のある人を確認して、あらかじめ出席するように伝えておく」ことが大切だと思いました。

それと同時に、

そもそも打ち合わせは排除すべきもの

と確信しましたね。

まとめ:打ち合わせ自体をなくすことが第一

「打ち合わせに行ってみたら〇〇だった」の対策方法をおさらいすると、

対面で会う前に、

  • 確認しておく
  • 聞くことを準備しておく
  • 日頃から勉強しておく

この3つだけはやっておきましょう。

今回は、打ち合わせの対策方法を話しましたが、「打ち合わせ」はできるだけなくすことを第一に考えるべきです。
なぜなら、打ち合わせしている時間は、何も生み出すことができないからです。

会社にいると、

  • 打ち合わせ
  • 資料作成・整理
  • 企画書作成
  • 電話
  • 会食

など

上記のようなことをしているだけで、お給料ももらえますし、仕事している気分になりがちです。
フリーランスになってからは、上記のようなムダなことに割いている時間を少しずつ減らしていった結果、少しずつ収入も伸びていきました。

そのあたりは、下記記事でも解説してます。参考にしてください。

「売上げアップ」を目指すなら、できるだけムダは排除していきましょう。