どうも皆さま。こんにちは。こんばんは。
渋沢です。

「会社の打ち合わせがいつもムダに感じる…」
「決裁権のない担当者同士の打ち合わせって必要なんだろうか…」

上記のような悩みにお答えします。

今回は、打ち合わせ回数が多いサラリーマンや、打ち合わせに時間を取られているフリーランス向けに、

「決裁権のない人との打ち合わせは時間の無駄」

というテーマでお話します。

本記事を書くわたしは、現役フリーランスです。

打ち合わせに時間を取られすぎて、ストレスがたまった経験があります。
ちなみに最近は打ち合わせをできるだけ排除してまして、ここ1年くらいは対面での打ち合わせはしてないです。

今は基本的なやりとりは、チャットワークやSlackを使用してます。
必要に応じて、Skypeで話す程度です。

会社員のときやフリーランスでの経験をもとにテーマを深堀りしてまいります。

決裁権限のない人同士の打ち合わせは、時間の無駄です

決裁権限のない人同士の打ち合わせは時間のムダです。

理由は3つです。

  • ただの伝達作業で、なにも生み出していないから
  • なんとなく一生懸命仕事をしている気分になるから
  • 意思決定と行動のスピードが遅くなり、生産性が低いから

上記のとおりです。ひとつずつ解説します。

ただの伝達作業で、なにも生み出していないから

決定権がない人同士の打ち合わせをしても、

「帰って、上司に伝えます」
「会社に戻り、上に相談します」
「一旦持ち帰って、検討させてください」

としかならないですよね。
やっていることは、「糸電話」とあまり変わらないです…

「決裁権限のない担当者同士でも、信頼を得るうえでは必要」という意見もあると思います。
しかし、なにも決められず、上司の指示を伝え合うだけなら、なにも生み出していないことと変わらないので、チャットでサクサク進めたほうが効率は良いですよ。

信頼関係は、必要に応じてSkypeなどオンライン会議ツールを使いつつ、基本はチャットのみでやりとりしても築けます。
なので、一度打ち合わせを無くしてみることをオススメします。

なんとなく一生懸命仕事をしている気分になるから

「打ち合わせ行ってきます！」と元気に外に出て行くだけで、一生懸命がんばっている感、仕事をしている感が出てしまいますよね。
言い方悪いかもしれませんが、決裁権限のない人同士が、仕事しているフリをしているだけだと思ってます。

もし対面で打ち合わせをやるなら、決裁権限のある人を出席させたほうがいいです。

なぜなら、「鶴の一声」ですべてが白紙になり、振り出しにもどってしまう可能性があるからです。

決裁権限のない人同士が、2時間くらいかけて一生懸命話したとしても、上の人間の一声でなにも決まらなくなるのでは、意味がありません。

下記記事でも、わたしの過去の失敗談は紹介してますので、こちらも後で読んでいただければと思います。

意思決定と行動のスピードが遅くなり、生産性が低いから

打ち合わせするときに、

「もう予算はいくらでも出すので、今日決めたい」
「100万くらい予算は出せるので、ぜひお願いしたい」

上記のように決裁権限のある人なら、すぐに決まるので、意思決定のスピードも早くなり、仕事がサクサク進みます。

しかし、

「一旦持ち帰って、検討します」

という担当者だと時間がかかりすぎます。

会社に戻り、「係長 → 部長 → …」と通さないといけない場合は、意思決定も行動のスピードもかなり遅くなってしまいます。
「社内で稟議を通してご連絡いたします」と言っている間に、時間はどんどん過ぎていくだけですからね。

稟議や承認やらで、ムダに時間を使う企業がほんとに多いと思います。

打ち合わせで決めるより、小さな失敗と成功を繰り返すべき

  • 〇〇を提案 → 企画書を作成して、相談
  • 〇〇を改善 → レポートを作成して、相談

上記だと、「コミュニケーション」ばかりに時間がかかってしまいます。

これは社内も同様に、

企画書を作成して、上司に提案
↓
「それは良くない。無理だよ」

というやりとりは意味がわからないです。

新しいことやるにしてもやってみないと、無理かどうかはわからないですからね。
やる前から、企画書作って、提案して、それに対してコメントするコミュニケーションの時間はムダです。

打ち合わせをする時間で、

  • 〇〇を提案 → やってみる
  • 〇〇を改善 → 試してみる

上記のように行動に移したほうが、結果的にデータも増えると思います。

打ち合わせで正解を見つけるのは不可能なので、小さな失敗や成功のサンプル数を集めたほうが成功する確率も上がるはずです。
意思決定と行動のスピードを最大限に上げることで、前に進んでいくべきだと、わたしは考えてます。

実際に試して、失敗と成功体験を積み、改善していく方法もあるので、「コミュニケーション」に時間を割きすぎないようにしましょう。

新人社員もただの相談はやめよう

日本の企業では、「報連相」が当たり前とされてます。

わたしが以前いた会社もそうでした。
「上司にしっかり報告と連絡と相談をしてください」と言われている社員がたくさんいましたね。

しかし、上の人にただ相談することはやめたほうが良いと思ってます。
見出しで「新入社員」としてますが、これは新入社員以外にも当てはまることです。

「どうしたらいいですか？」
「どうするべきですか？」
「なにしましょう？」

ではなく、

「〇〇してみてもいいですか？」
「〇〇してみますね」
「〇〇やってみましょうよ」

上記のように、まるで自分に決裁権限あるかのように、動いてみてもいいと思うんですよね。

「失敗したら、すいません」「失敗したら、どうぞクビにしてもらって構わないです」というくらいのスタンスで動いたほうが、上司も助けてくれると思いますし、いいアイデアや改善案も浮かぶかなと。
上司に気を使いすぎたら、仕事も面白くないですよ。

法律や道徳に反する行動は論外ですが、どんどん試す行動をしてみるべきです。

まとめ

繰り返しになりますが、決裁権限のない人同士の打ち合わせは時間のムダです。

理由は3つです。

  • ただの伝達作業で、なにも生み出していないから
  • なんとなく一生懸命仕事をしている気分になるから
  • 意思決定と行動のスピードが遅くなり、生産性が低いから

上記のとおり。

決裁権のない人との打ち合わせをする前に、

  • 決裁権のある人は誰か確認する
  • 決裁権のある人も打ち合わせに参加してもらえないか相談する

この2つをすることが大切です。

そして、できるだけ必要のない打ち合わせは排除すべきです。

新規ビジネスにせよ、打ち合わせで正解を見つかりません。
「お金を払うユーザーやお客様はいるか」考えて、話し合って、正解が見つかれば最短距離ですが、不可能でしょう。

正解が見つからないなら、できるだけコストをかけずに、小さな失敗と成功をしつつ、試し続ける以外方法はないですよ。

今組織に所属している方は、

「どうしたらいいですか？」
「どうするべきですか？」
「なにしましょう？」

ではなく、

「〇〇してみてもいいですか？」
「〇〇してみますね」
「〇〇やってみましょうよ」

という感じで、自分で考えて動いてみてください。

まずは主体的に、どんどん試す行動をしてみるべきです。
仮に仕事で失敗しても、死ぬことはないですよ。

というわけで以上です。

下記の記事も合わせてどうぞ。