会社員、フリーランス限らず、ムダな時間をなくすことは徹底すべきです。

今回は、駆け出しフリーランス向けの記事ですが、

「会議や打ち合わせは減らすべき」

ということについてお話してまいります。

現在フリーランスとして活動していますが、会社員のときも、独立した今でもいかにムダをなくすかを考えています。
特に打ち合わせに関しては、時間が奪われがちなので、今回は過去の経験からまとめてみました。

それでは、さっそく本題に入ります。

打ち合わせはほとんど必要ない

「クライアントからの信用を得る」「仕事をもらう」ために、
「打ち合わせは必要だ」という意見は多いです。

たしかに初回の打ち合わせは必要なケースが多いと思います。
しかし、打ち合わせはやらなくても、仕事は減らないです。

わたし自身、仕事を外注するときがよくあるのですが、一度も直接会ったことない人ばかりですね。
直接顔を合わせたことがない海外在住のデザイナーと仕事もしてますが、かれこれ4年くらい一緒に仕事してますし。

Webの月額制コンサルを請け負うときや、コーディング案件を請け負うときも、
クライアントさんと直接顔を合わせたことはあまりないです。

もちろん初回に顔を合わせて挨拶だけして、長い付き合いになったケースもありますが、
今ではほとんどのやりとりは、チャットがベースですね。必要に応じて、スカイプや電話を使いつつ、仕事してます。

なので、顔を合わせて打ち合わせしなくても仕事が減ることはないとわたしは思ってます。

打ち合わせのムダの多さ

初回の顔合わせのために「とりあえず対面で打ち合わせどうですか?」なんて言われることありますよね。
わたしも今までに何回かあります。

そのたびに、

  • 時間と場所を話し合って決める
  • 服装を決める
  • 移動する
  • 打ち合わせまで少し時間があるので時間を潰す
  • 打ち合わせ開始後の自己紹介と名刺交換
  • 雑談
  • クライアントの会社や事業などの説明
  • プロジェクトの説明
  • 仕様を決めるためのざっくりとしたヒアリング
  • 質疑応答
  • 打ち合わせ後は、定期的に電話打ち合わせ
  • 企画のための調査
  • 企画書、見積書作成して提出

フリーランス駆け出しの頃は、上記のようなこともありました。
今思えば、とにかくムダが多いですね…

初回の打ち合わせはけっこう大事だったりするのですが、
必ずしも長い付き合いになるというわけでもないです。

上記の例で言えば、お見積書を最後に提示して仕事が受注できなければ、かなりの「時間」を損することになるので、大赤字と言ってもいいくらいです…

フリーランスにとって、時間を奪われることは、売上も奪われることと同じ

普通の会社であれば、会議や打ち合わせはタダじゃないはずです。

例えば、社内で打ち合わせをする場合ですが、

  • 参加人数:6人
  • 一人あたりの平均時給:2,500円
  • 打ち合わせ費用:1時間 × 2,500円 × 6人 = 15,000円

1回の打ち合わせに「15,000円」かかるので、週に1回定期ミーティングするとなると、「月に6万円」もかかるわけです。

ではフリーランスの場合はどうか。

当然ですが、ムダな飲み会や打ち合わせに毎回付き合っても、仕事がもらえなければその時間の稼ぎはゼロです。

会社員のほとんどは、打ち合わせにかかる費用なんて気にしないので、「ムダな時間だな」という意識が薄い人が多いように感じてます。
(会社員が意識が薄いというのは偏見かもしれないですが、わたしが会社員時代のときはまわりがそうでした。)
会社員の場合、打ち合わせや移動時間にも、給料は発生してるので、今思えばありがたいですよね。

フリーランスにとって、時間は死活問題につながるので、どうしても意識せざるを得ないわけです。
初回打ち合わせさえやれば、稼げるわけじゃないですし。

毎週1回打ち合わせがあれば、移動時間や準備時間も入れた場合、月10時間〜30時間は打ち合わせに時間取られてしまいます。
なので、ムダな打ち合わせはできるだけ削減すべきかなと思います。

打ち合わせをいかに削減するか

打ち合わせをできるだけ削減して、案件を進めたり、ブログを書いたほうが売上につながります。

打ち合わせを削減するために、わたしが実践していることは下記です。

  • 打ち合わせ前に費用感をすり合わせしておく
  • 打ち合わせ前に話し合う内容を共有しておく
  • 初回の打ち合わせ時に、コミュニケーションコストがかかりそうなクライアントなら断る
  • できるだけチャットワークやSlackを使って案件を進める
  • 電話もムダが多いので、できるだけ断る

ひとつずつ解説します。

打ち合わせ前に費用感をすり合わせしておく

対面で打ち合わせするなら事前に、

  • 価格表を送る
  • 概算の見積もりを送る

などして費用感のすり合わせをしておくべきです。

例えば、Webサイト制作の費用なら、クライアントの予算感が「5万円」くらいで、見積もりが「30万円」だったらほぼ受注できないです。

先にヒアリングして企画を提案したあと、最後に見積書を提出した場合、
予算がまったく合わなければ失注につながると同時に、多くの時間を失うことになります。

あらかじめ自分の単価を決めておいて、早い段階で予算感を伝えたほうがお互い時間を失わずに済みます。

打ち合わせ前に話し合う内容を共有しておく

打ち合わせ前にあらかじめ話し合う内容を決めていない場合、クライアントもほとんど準備していないというケースが多いです。
「挨拶や雑談から始まり、事業の説明をして、Web制作のサービスについて話して…」という流れでムダな時間が増えて、結果的に打ち合わせが長引くことにつながりがちです。

最悪なケースだと、決済権のある社長や上司がいなくて、「その話は今ここではすぐに決められないですね」となり、また後日打ち合わせをやる羽目になることです。

あらかじめ「話し合う議題」をアンケート形式で聞いておき、共有してもらう

共有した内容をもとにこちらでも「アジェンダ」をまとめておき、共有する

こちらも準備すると同時に、相手にも準備を促す

上記をやることで、ゼロベースでやるより、圧倒的に打ち合わせがスムーズになると思います。

何事も準備が大切ですよ。

初回の打ち合わせ時に、コミュニケーションコストがかかりそうなクライアントなら断る

初回で対面打ち合わせをした場合、相手のタイプが分かると思います。

わたしの場合ですが、コミュニケーションコストがかかりそうなクライアントなら、特別な理由がなければ断ってしまうことがあります。

例えばですが、

  • 「とりあえず顔合わせ」「とりあえず対面で定期打ち合わせ」と言うタイプ
  • 高圧的、上から目線なタイプ
  • こちらの話を途中で遮って、否定してくるタイプ
  • ITリテラシーが低すぎるタイプ

など、後々コミュニケーションで時間がかかりそうなタイプは、断ることもありますね。

自分じゃなくても誰でもできるプロジェクトや、成長につながらないプロジェクトを無理に請け負う必要もないので、時間が奪われそうな場合は何らかの理由をつけて断っていいと思います。

できるだけチャットワークやSlackを使って案件を進める

定期的に行う打ち合わせを避けるために、日頃から報告・連絡・相談を怠らないようにしています。
「報告・連絡・相談」は、基本的には「チャットワーク」か「Slack」でメッセージをやりとりするだけです。

  • 進捗の報告
  • 長期休暇の連絡
  • 案件に関する相談や確認

など常にクライアントに確認することで、クライアントもこちらを信用してくれますし、
メッセージにしっかり記録することで「言った」「言わない」というような「揉め事リスク」を減らすこともできます。

電話で修正指示があったときも、「記録に残しておくため、メールでまとめて送っていただいてもよろしいでしょうか。箇条書きで構いません。」とできるだけクライアントに頼むようにクセをつけるといいですよ。

電話もムダが多いので、できるだけ断る

対面で打ち合わせするよりはマシですが、電話も時間を奪われがちです。

予約制にするか、できるだけメッセージのやり取りで解決するなどして、時間を失わないようにしたほうがいいです。

下記でも電話との付き合い方を記事にしてますので、ご参考ください。

まとめ

フリーランスはとにかく自分の「時間」を奪われないように守る必要があります。
「時間」を奪われると、「売上」も奪われることにつながってしまいます…

打ち合わせは特に「時間」を奪われやすいので、できるだけ削減したいです。

削減する方法としては、下記です。

  • 打ち合わせ前に費用感をすり合わせしておく
  • 打ち合わせ前に話し合う内容を共有しておく
  • 初回の打ち合わせ時に、コミュニケーションコストがかかりそうなクライアントなら断る
  • できるだけチャットワークやSlackを使って案件を進める
  • 電話もムダが多いので、できるだけ断る

上記をするだけでも、月に「10時間〜30時間」は削減できるかなと思います。

今回は、フリーランス向けにお話しましたが、会社員も同様にムダをなくすべきです。

会議や打ち合わせもできるだけ削減すべきですが、それ以外にも、

  • 資料をメールで送りましたというメール
  • 社内で共有する議事録
  • 誰も読まない日報
  • 愚痴を言い合う飲み会

などムダをなくすことはできるはずです。

普段から自分の仕事にムダがないか、見つめ直して、生産性の向上を目指していきましょう。