フリーランスに限らず、仕事をしているときの電話には気をつけなければなりません。

電話はときに仕事の邪魔になります。
あなたの時間を奪っているかもしれません。

仕事の生産性をアップさせるためには、

基本電話は断る。
よくかけてくるような人と仕事しない。

ということが大切です。

ということで、今回は、生産性を向上させたい方向けに
仕事をするうえでの
「電話との付き合い方」
についてお話したいと思います。

電話は時間を奪うし、集中力も落ちる

仕事をするうえでは、電話は便利なものです。しかし、絶対必要なものではありません。
仕事中に限らず、あなたのプライベートの時間も奪う道具でもあるからです。

電話は様々な弊害があります。

  • 電話番号を教えるときのストレス
  • 予定した時間をオーバーする
  • いきなりかかってきたら作業を止めなければいけなくなる
  • 電話に出られなかったときのストレス
  • マナーモードのバイブ音が気になる(会議中なら最悪)
  • かけ直して出ないときのストレス

便利な道具ではありますが、これだけの、これ以上のストレスを感じる道具です。

会社員であれば、新人さんが電話対応したり、別で「電話番」がいるかもしれません。
ですが、フリーランスには「電話番」はいません。

わたし自身、数年前会社に勤めてた新人だった頃、新人が出ないといけない雰囲気があり、かなり電話に邪魔をされました。

「資料をメールで送ったので、ご確認よろしくおねがいします。と、〇〇さん(上司)にお伝え下さい」
という某大手企業担当者からの謎の報告電話が毎週何回かあったのをよく覚えています。

こういうよくわからない報告電話がよくかかってくるたびに、
手が止まり、頭が止まり、自分の仕事が止まります。
メールで送っているのに、電話でわざわざ報告する意味はあるのでしょうか。

自分自身ただでさえ、電話が嫌いなのに、ますます電話に出たくないと思うようになった経験があります。

これだけではなく、会社で働いている方にとって、電話によるいろんなストレスがあります。

  • 会社の名前、担当者の名前、早口などでまったく聞き取れなかったときに聞き返さなければいけない
  • まわりが話していて、聞き取りづらい
  • 新人が電話で話している内容を直属の上司が耳をすまして聞いていて、下手なこと話せない
  • 休憩中にも電話が来る
  • そもそも電話が来ると、「うわっ、来た。」と心の中でつぶやく
  • 「至急連絡ください」という言葉
  • クレーム対応

今この記事を読んでいただいているあなたもこういうムダな電話のご経験、ストレスを感じたことが一度だけでなく、何度もあるのではないでしょうか?
上記以外にもキリがないくらい出てきそうですよね。

自分が電話していなくても、まわりに営業さんがいればひっきりなしに電話していて、
気が散ってしょうがないということもあると思います。
もちろん営業さんもがんばっているので、営業さんはまったく悪くないですが。

いろんなストレスをここまで挙げてきましたが、一番のストレスは、仕事が止まってしまうことです。
仕事を一度止められると、集中力が戻ってくるのに時間がかかりますし、一気に集中力が低下する危険性もあります。

フリーランスが電話をもらわないためにすること

やはり仕事を集中して進めるには、電話をもらわないことを徹底すべきです。
フリーランスが電話をもらわないためにすることをお話します。

自分のサイトには電話番号を載せない

お問い合わせが減るんじゃないかという不安があると思いますが、
迷惑電話や、よくわからない会社からの営業電話も増えるので、
かなり迷惑なんですよね。

じゃあどうやって、お問い合わせをいただくか。

電話番号を載せなくても、お問い合わせフォームを設置するだけで十分です。
ただし、設置するだけでなく、ユーザーがお問い合わせしやすいようにする工夫も大切です。

自分の名刺に電話番号を載せない

サイトだけでなく、名刺にも電話番号は載せないようにしましょう。

以前常駐したことがある会社で、名刺まで作ってもらえることになったのですが、
個人の電話番号も載せると言われて、しかたなく050番号を取得するハメになりました…

個人の電話番号を載せる会社はそんなにないと思いますが、できるだけ避けるべきです。

電話番号載せないとマナー違反と言われることもないので、
連絡手段はメールアドレスやSNSアカウントを載せて、
誰だか分かるようにしておけばまったく問題ないです。

メールなど文章のコミュニケーションでも信頼される関係を築く

電話をしなくても信頼関係は築けます。

例えばですが、回答するしなければいけないときは「今日の17時までに回答する」といった期限を伝えるのもひとつの手です。
わたし自身、午前中はメールチェックしませんが、それでも怒られたりしたことも仕事が減ったこともありません。
今日中、明日中には連絡来るんだなと思えば、安心してくれます。

メールの場合は、常にわかりやすく、相手に伝わるように文章を書く必要もあります。

相手から長々とメールを送ってもらって、
一言だけで返信が済めばいいですが、
返信内容がまったく伝わっていないのであれば、相手に失礼です。

最近ですと、メールではなく、チャットワークやSlackといったビジネス用チャットツールもあるので、
メールより気軽にコミュニケーション取れるいい時代です。

固定電話は必要ない

フリーランスとして、独立・開業したばかりだと、固定電話も必要なんじゃないかと思いますが、
Web系の仕事であれば、固定電話はまったく必要ないです。
固定費もムダなので、やめましょう。

どうしても仕事用の電話番号が欲しい場合は、050番号取得する手もアリです。

電話できればよいのであれば、Skypeなどの無料で電話できるアプリを使用しましょう。

電話するなら対策しよう

電話は邪魔というテーマですが、どうしても電話をしなければいけないということはあります。

そのようなときは、あらかじめ準備・対策を忘れないようにしましょう。

電話打ち合わせの時間は午後

午前中の頭が冴えている時間帯での電話は最悪です。

自分にとって、一番脳が集中できるときに電話で仕事を止められてしまうのは、
時間をムダにすることになります。

昼食をとったあとは、お腹がいっぱいで眠くなる時間なので、そういう時間に打ち合わせなどのアポを入れておくといいです。

人それぞれ、自分が一番集中できる時間を絶対に死守することが大切です。

時間を決めて、アジェンダを送る

電話打ち合わせの予定を決めるときや、電話する前に、メールでいいので、
電話の時間と何について話し合うかをお互い共有しておくといいです。

そうすることで、相手もこちらの時間を意識してくれますし、
今日の話し合いで決めておくべきことがはっきりするので、ムダな時間が減ります。

電話は予約制にする

できれば電話は「予約制」とあらかじめ伝えておくと良いです。
緊急性の高いときだけ電話してもらうという旨を伝えておくだけで、電話する回数が減ります。

まとめ

今回は「フリーランスの電話との付き合い方」についてお話しました。

フリーランスだけでなく、電話する時間は自分の時間を奪っているということを考えなくてはいけません。

電話した時間分、残業すれば良いというのは、あまりよくない考え方です。

電話は仕事をするうえで絶対に必要なものではないです。

「電話をどう使うか」

「自分の時間をどう守るか」

「集中力を保つためにはどうすればいいか」

もう一度見直してみてみることをおすすめします。