どうも皆さま。こんにちは。こんばんは。
渋沢です。

2020年になってから、東京オリンピックや流行り病の影響もあり、リモートワーク(テレワーク)を試験的に導入する企業も増えてきました。

わたし自身、これまで複数の企業でリモートワークを経験してきたこともあり、下記のような質問をされることも多いです。

昔関わったIT・Web系企業(ベンチャー)の経営者

「リモートワークを試験導入したいんだけど、みんなが気持ちよく働けるか不安。コツとかある?」

有名企業で働く友人

「急にリモートワークを導入することになりそうなんだけど、なにか揃えたほうがいいものある?」

経営者も従業員も初めてリモートワークを導入するのは不安ですよね。

従業員の方のなかには「いきなり在宅勤務に変えると言われてもな…」という感じている方も多いと思います。

なので、今回はリモートワークの導入を検討中の企業や、導入予定の企業に務めているサラリーマンの方向けに、

  • リモートワークを導入する前に揃えておくべきもの
  • 遠隔でのコミュニケーションのコツ

について、解説してまいります。

ちなみに本記事を書くわたしは、「スタートアップ → Web系企業・副業ワーカー → Web系スクール講師 → フリーランス」というキャリアを歩んできました。

これまでリモートで複数の企業と関わってきた経験をもとに、企業に向けリモートワークのコツなども紹介・提案しています。

リモートワークを導入する場合、下記のような大きなメリットがあります。

  • 企業側のメリット:全国から優秀な人材の確保ができて、オフィスも不要
  • 従業員側のメリット:働きやすくなることでストレスも減り、幸福度がアップ

流行り病や災害などの緊急時は、リモートワークを導入するきっかけにもなるので、ぜひ参考にしてみてください。

リモートワーク導入前に揃えておきたいチェックリスト

リモートワークを始める前に揃えておきたい必要なものは、下記のとおり。

  • インターネット(Wi-Fi)環境
  • ノートパソコン
  • マイク付きイヤホン
  • 作業スペースの確保
  • 使用するツールの確保
  • 家族の理解

上記をひとつずつ深堀りします。

インターネット(Wi-Fi)環境

リモートワークは「パソコンさえあれば、どこでも仕事ができる」と思われがちですが、インターネット環境がなければ、仕事はできません。

モバイルWi-Fiルーターでも仕事はできますが、光回線のほうが圧倒的に早いですし、安定もするので、ストレスなく仕事できますよ。

資料やデータを送るときに速度が遅すぎると、一気に生産性が落ちるので、爆速のインターネット環境を用意しておくことが大切。

わたしの場合、モバイルWi-Fiルーターを使うときは、「打ち合わせなどで移動するとき」や「気分転換にカフェで作業するとき」くらいしか使いません。

ノートパソコン

性能がいいノートPCを買うことをオススメします。

わたし自身、リモートワークをするために最初に買ったPCは、たしか「15万円」くらいのMacBook Air(Corei5、メモリ8GB)です。

少し前には、「25万円」くらいのWindowsPCも買いました。

Web会議ができるようにカメラ付きのパソコンを買うべき。

外付けのディスプレイも揃えておくと、効率が爆発的にアップします。

マイク付きイヤホン

ヘッドセットは邪魔になるだけなので、買う必要はありません。

コンパクトで持ち運べるほうがいいので、マイク付きイヤホンで十分かなと。

2,000円くらいあれば、マイク付きのイヤホンは買えるので、購入しておきましょう。

カフェでイヤホンを使いたい方は雑音が気になると思うので、ノイズキャンセリング機能ありのイヤホンを買っておくことをオススメします。

作業スペースの確保

必ず作業スペースの確保・整理はすべきです。

  • 掃除
  • エアコン
  • コンセント
  • デスク
  • チェア

上記を揃えておくと、快適に仕事ができるはず。

絶対必須ではありませんが、可能ならば8時間座っていても疲れないゲーミングチェアも買っておくといいですよ。

使用するツールの確保

  • Office系:Word、Excel、PowerPointなど
  • G Suite系:Gmail、カレンダー、ドキュメント、スプレッドシートなど
  • オンラインストレージ:Dropbox、Googleドライブなど
  • チャット:Slack、チャットワークのどっちか
  • Web会議:Skype、チャットワーク、Zoom、Googleハングアウトのどれか
  • 勤怠管理:Toggl、ジョブカンのどっちか
  • タスク管理:Trello、Backlog、Asanaなど
  • Adobe系:XD、Photoshopなど(※クリエイティブな仕事をする方のみ)

上記は、最低限必須ですね。

「なにを使うか」は試しに導入して使ってみてから、決めていけばいいと思います。

家族の理解

在宅勤務するときは、一緒に住む人の「理解」は必須です。

サラリーマンとして在宅勤務しているときに、家事や買い物をお願いされたり、仕事している部屋でテレビを見られると集中できないですからね。

仕事用の部屋にこもったときは、「今は仕事中」ということをわかるようにしておき、その時間は話しかけないという暗黙のルールを作っておくのもアリ。

フリーランスなら完全自由に時間を決められますが、サラリーマンは雇われているかぎり完全に自由ではないので、勤務時間を守り、最低限やるべきことはやらなくてはいけません。

リモートワークにおけるコミュニケーションのコツ

リモートワークするうえでのコミュニケーションのコツは、下記5つ。

  • 話しかけやすい時間帯をつくる
  • メッセージを送るときは、お互いが「理解・安心・楽」できるように
  • 必要に応じて、「通話+画面共有」で話す
  • リモート飲み会を取り入れてみる
  • 監視しすぎない

ひとつずつ深堀りします。

話しかけやすい時間帯をつくる

下記記事でも書いていますが、いつでも話しかけられる状態にしてしまうと、他人の仕事の時間を大幅に奪ってしまう可能性もあるので、オススメしません。

オフィスの場合、いつでも話しかけられてしまうので、仕事が強制的に止まってしまいがちですよね…

超集中モードのときに声をかけられた後、再度作業に戻る場合、「集中力0%」から「集中力80%以上」の状態に戻さないといけなくなるので、できるだけ邪魔し合わないのがベスト。

例えばですが、

  • 午前はチャット見るの禁止
  • 〇時〜〇時の間はメッセージ送るの禁止
  • 〇時〜〇時の間は通話禁止
  • 緊急時のみはいつでも対応できるようにしておく
  • クレームは即対応すること

といった時間限定のルールをつくると、仕事もはかどりやすいです。

時間限定をするためには、「余裕のあるスケジューリング」も大切かなと。

特にエンジニア、デザイナー、ライターなどのクリエイティブな職種は、通知オフにするか、チャットしない時間をつくったほうがいいです。

作業中に急に電話することになり、作業が止まると、一気に生産性は落ちてしまいますからね。

あと個人的には、チャットで雑談がしやすい雰囲気だと、働きやすいと思っています。

例えばですが、「〇〇にお昼食べに行ってきましたよ!」「週末〇〇に行ってきましたよ!」といったメッセージをお昼休みなどに送って、それに対しみんなが反応してくれると、コミュニケーションは取りやすいです。

こういった雰囲気の良い会社は、「コミュニケーションがうまくいっていて、働きやすいだろうな」という印象。

以前わたしがリモートで案件に参画した企業のひとつですが、「今日こんな料理作ったよ!」「今このゲームハマってます」「Jリーグ観に来た」といった趣味トークも飛び交っていて、温かい雰囲気で働きやすかったです。

雑談できる雰囲気をつくっておくと、「急な打ち合わせ」や「久々に電話」のときも、気まずい感じにはなりにくいですよ。

メッセージを送るときは、お互いが「理解・安心・楽」できるように

メッセージを送る側が「伝えた」、メッセージを受け取った側が「聞いてない」という状態にならないようにしなくてはいけません。

基本的に書いたことがそのまま伝わるので、「不十分な情報」もしくは「分かりづらい文章」だと当然伝わらないです。

指示がメッセージだけだと伝わりにくいなら、「Word」や「Googleドキュメント」などにまとめて、共有することも必要でしょう。

お互いが「理解」を共有することが大切。

メンションが届いたときは、すぐに確認が無理でも「後ほど確認してご返信します!」という感じで一言だけでもいいので、返信する気遣いも必要です。(※毎回ちゃんと返信しなくていい)

事務連絡に対しても、絵文字でリアクションするか、「了解です!」「承知しました!」とか一言だけ送ることで、相手は「安心」します。

下記画像は、チャットでのやり取りのイメージ。

チャットでのリアクション

チャットはコミュニケーションを気軽に取りやすくするためのツールなので、上記のように「」「絵文字」「リアクション」は積極的に使うべき。

どうしても「テキストに句点」だと、堅くなりがちですし、表情も伝わらず、冷たい印象になりやすいですからね…

下記を見ていただけるとなんとなくイメージがつくと思いますが、なにかお願いする場合も「絵文字なし」と「絵文字あり」を比べると、「絵文字あり」のほうがギスギスした感じにならないと思います。

チャットの絵文字ありとなし

コミュニケーションは大切ですが、やりとりが多すぎても生産性は残念ながら上がりません。

お互いが「」をできるように、なるべく1度で伝わるように情報をまとめるべき。

そうでなければ、1日中メッセージのやりとりをすることになり、やるべき業務にも集中できなくなります。

必要に応じて、「通話+画面共有」で話す

チャットだけのやりとりに頼るのも良くないです。

テキストや文書にまとめても伝わりづらいときがあるので、そういうときは「通話+画面共有」がオススメ。

Skype、チャットワークといったツールを使えば、「通話+画面共有」は可能です。

「画面共有」は自分の顔を映すのではなく、パソコンの画面のみを共有するということ。

パソコンの画面を見ながら説明できるので、理解も深まるかなと。

話すときはハウリング防止で、全員が「マイク付きのイヤホン」を装着したほうが聞き取りやすいですよ。

最初につながったときは互いに聞こえるかまず確認してから、話し始めましょう。

リモート飲み会を取り入れてみる

たまには飲み会もしたいというときは、Web会議と同じようにSkypeなどのツールを使って、「オンライン飲み会」をすることをオススメします。

イメージは下記。

それぞれ参加する人で、好きなおつまみや料理、お酒を用意して、オンラインでつないで会話すれば、普段の飲み会と変わりません。

お酌やボディータッチもないので、ストレスも減るはず。

2次会で別のお店やカラオケとかにも行く必要がなくなるので、お金も使いすぎずに済みますよ。

監視しすぎない

個人的には、これが最も要注意。

監視のしすぎ = 束縛が激しい

と思ったほうがいいです。

オフィスで仕事しているときに、「全員ちゃんと働いているか」とか「サボっている人は何人いるか」とか見ていないですよね?

リモートワークで「ちゃんと働いているか」気にするようになると、仕事にならないですよ。

「常時全員の顔を映して共有する機能」があるリモートワーク用のツールもありますが、個人的には組織でやるなら導入しないほうが良いと思っています。

ずっと自分の顔を映されて、他人に見られるのは、かなりのストレスですからね…

お互い気持ちよく仕事するためにも「成果重視にして、監視をやめる」が最善策かなと。

まとめ:リモートワークするうえで、最も必須なものは「信頼」です

「リモートワークってデメリットないの?」と聞かれることもありますが、デメリットは特にないです。

正直言うと、メリットしかないです。(※ポジショントークでもなんでもなく、事実)

リモートワークしてなにか問題が起きたときは、オフィスでも同じような問題が起きますからね…

「ちゃんと働いてくれるのかな」と不安を持つ経営者もいると思いますが、その考えは間違いです。

リモートワークをするうえで、いちばん大切なことは「信頼」だと思っています。

互いに信頼感を持って仕事をしなければ、オフィスでもリモートでも、絶対にうまくいかないです。

ちなみにサボる人は、家にいても、オフィスにいても関係なくサボるので、過度の管理はNG。

管理者に負担がかかり、生産性が落ちるだけです。

というわけで、今回は終わりにしようと思います。

あとは個人それぞれで、昼寝や瞑想を取り入れるなり、運動するなりして、集中して仕事できるように工夫することが大切かなと。

とにかく体が資本なので、通勤時間がなくなった分、運動でもして健康を維持するようにしてください。

リモートワーク関連の記事はこちら

オフィスに通勤する必要がない時代になったので、「在宅勤務にしたほうが仕事が捗る」ということについて、下記記事では述べています。

リモートワークをしたいサラリーマンの方はご一読いただければと思います。

下記記事では、「デリケート・きれい好き・環境にこだわりがある人は、在宅で働いたほうが快適」というテーマでお話しています。

下記記事は、「勤務時間を減らして、効率よく稼ぎたい」というサラリーマンの方向けに、執筆しました。