どうも皆さま。こんにちは。こんばんは。
渋沢です。タスクは減らしつつ、自分の時間を確保してます。

「仕事で定時間際に急な仕事を振られる…」
「なんかわからないけど、調べごととかしてると時間過ぎてる…」
「忘れたことを思い出すのに時間がかかる…」

こういった悩みにお答えします。

今回は、20代、30代の社会人向け、特にタスク管理、時間管理に悩んでいる方向けに、

  • 「急なタスク」をすぐにやる必要はない
  • 「優先度」と「時間」を管理するコツ

について詳しく解説します。

本記事を書くわたしは、新卒1年目のときからタスクを極力減らしつつ、副業と学習する時間を確保してました。
フリーランスとして独立した今でも、タスク管理、時間管理に関しては、常に気をつけてます。

過去の経験や今現在実践していることをベースに解説しますので、参考にしてください。

「急なタスク」をすぐにやる必要はない

仕事やプライベートに関わらず、日々過ごしていると、

  • 仕事をしていると、急に仕事を任される(優先度がそこまで高くない業務など)
  • ふとやらなきゃいけないことを思い出す
  • メールや電話が急に来る

こういったことが起きますよね。

結論から言うと、基本的に急なタスクはどれも後回しでOKです。

なぜなら、

優先すべきタスクや、自分の時間を失ってはいけないから

上記が理由です。

ほかに「優先度の高い仕事」、「緊急ではないけど重要な仕事」があるなら、その仕事を優先すべきです。

とはいえ、会社勤務だと様々な邪魔が入ります。

例えば、

  • 上司に急に呼び出される
  • 定時1時間前に、定時までに終わるはずのない作業が来る
  • 急なクレーム対応
  • 電話対応
  • エラーの対応

などなど。

これは会社にいる以上、どうすることもできないです。
もちろんやらない権利もありますが、断り続けるのもなかなか大変でしょう。

断るのは大変ですが、うまくこなす術は考えればたくさんあります。

わたしの場合、会社員時代に意識してやったことは、「サボる」ということです。
サボると言うと、ネガティブで、悪いように聞こえるかもしれません。

「サボる」とはどういうことかというと、

  • 自分のリソースの70%くらいまでしか、タスクを入れないように予定を立てる
  • 仕事を目一杯(リソース100%以上の状態)まで詰め込みすぎない

これが大事です。

少し余力を残しておけば、突発的なタスクもサクッとこなせます。
サクッとこなせれば、すぐ帰れますし、評価も上がるので、一石二鳥です。

そして、あまりにもタスクがたくさんある場合は、「他人に任せる」ことをオススメします。
自分がやらなくてもいい仕事は、社内でできそうな人や、外注パートナーに任せることも時間を奪われないようにするためには大事なことですよ。

外注に任せることは、下記記事でも解説してますので、お時間あるときにどうぞ。

仕事以外でも、ふと「やらなきゃ」と思い出す瞬間もあると思います。
そのとき思い出したことが「後でもできるタスク」にも関わらず、すぐに手をつけてしまう人がけっこういます。
思い出したタスクを優先することは、やめたほうがいいですよ。

  • この後すぐが期限
  • 誰かに迷惑がかかる
  • とにかく緊急

こういうときは仕方ないですが、「あの本買わなきゃ」とかはどうでもいいですよね。

なので、小さなタスクは思い出しても、後回しでOKです。

「優先度」と「時間」を管理するコツは、思い出したことを忘れさせないこと

「優先度」と「時間」を管理するコツは、

思い出したことを忘れさせないこと

です。

なぜなら、一度忘れると思い出すときに、時間がかかり、苦労しますからね。

人は、なにかを探したり、なにかを思い出すことに、時間を割いてしまいがちです。

では、どのようにして、思い出したことを忘れさせないようにしているか。

シンプルですが、しっかり「記録」をするだけです。
記録は、タスクを後回しにするときにも使えます。

わたしの場合、

  • タスク管理ツールを使ってみる
  • メモ帳にメモる
  • 検索して、タブを開いておく

上記のようにして、急なタスクや、元々計画してたタスクを、管理・記録してます。

現役フリーランスが実践しているタスク管理ツールとメモの使い方

わたしが使用しているタスク管理ツールも紹介しておきます。

  • Wunderlist:その他仕事管理、支払いリスト、買い物リスト、準備リストなど
  • Trello:ブログ管理がメイン
  • Mac・iPhoneのメモ:思いついたことを軽くメモしたいとき
  • Evernote:がっつり考えながらノートを書きたいとき
  • 食べログ:行きたい店や行った店のメモ用
  • Toggl:受託案件の作業時間記録用

などがメインです。

具体的な使用例は下記のとおり。

「旅行の荷造りしなきゃ」

Wunderlistで、使い回しできる「旅行持ち物リスト」を作っておく

「ブログの新しいタスクを登録したい」

Trelloで、新しいタスクを作成し、ボードで管理しておく

「あ、いい案思いついた」

iPhoneのメモ機能で、サクッとメモしておく

「幹事だから、あとでお店予約しなきゃ」

食べログの検索、保存、履歴、メモ機能を使う

「各作業にどれくらい時間をかけてるか知りたい」

Togglで、作業ごとに、タイマーON

という感じ。

本を買いたいと思ったときも、すぐにAmazonを開いたりしません。

開いてしまうと、ほかにも欲しい物で頭が一杯になりそうだからです。
「あなたにオススメ」と商品を紹介されると、つい見てしまうと思いますし。

ふと思い出したタスクも、しっかり記録する

記録をすぐに引き出せる(パソコンやスマホならタスクを検索できる)

思い出す時間がほとんどいらない

この状況がベストです。

ぜひ工夫してみてください。

まとめ:思いつきのタスク、急なタスクに邪魔されない人生を送ろう

人はふとした思いついたこと(=雑念)に邪魔されがちです。

  • ふとやらなきゃいけないことを思い出す
  • 急なタスクが舞い込んできた
  • 思い出したいことが思い出せない

といったことが、急に起こり、脳内をぐるぐると回り始めます。

雑念の処理に一度でも時間を取られると、本当に大事なこと、大事な時間を邪魔されてしまいます。

会社の仕事も同じで、急なタスクによる残業が続くと、自分の時間や家族との時間も奪われ、気力も体力も根こそぎ刈り取られてしまうので、ご注意を。

忘れないようにすることも大事ですが、もっと言うと、タスクは無くせるなら無くして、減らしたほうがいいです。

「朝の忙しい時間」を例にすると、

「今日はどんな服を着て、でかけよう」

悩みすぎて、脳内もムダにフル回転

30分くらい悩んで、決定

これだと、時間も労力もムダだと思います。

上記のように毎日服を決める作業ってかなり面倒なタスクなので、いつも着る服を同じにすれば(同じ服を5着用意する)、タスクはなくなります。
タスクがなくなれば、悩んだり考えたりする時間もなくなりますよね。

どうしても同じ服が嫌なら、各曜日で着る服決めておくとか、色違いにするとかすればいい話です。

時間を奪われないことをもっと真剣に考えていきましょう。
思いつきのタスク、急なタスクに邪魔されない人生を送るためにも、日々工夫してみてください。

というわけで、今回は以上です。

この記事がもし役に立ったのであれば、この記事を閉じる前にすぐメモするのもひとつの手です。
あとで「紹介してたタスク管理ツールなんだっけなー」という感じで、ふと思い出したときに、時間がかかりすぎてしまいますからね。

紹介したツール

  • Wunderlist:その他仕事管理、支払いリスト、買い物リスト、準備リストなど
  • Trello:ブログ管理がメイン
  • Mac・iPhoneのメモ:思いついたことを軽くメモしたいとき
  • Evernote:がっつり考えながらノートを書きたいとき
  • 食べログ:行きたい店や行った店のメモ用
  • Toggl:受託案件の作業時間記録用

自分の時間を大切にするためにも、「記録」の重要性を忘れないでほしいです。

下記記事も、お時間あるときにどうぞ。